Регистрация входящей корреспонденции в организации

К записи 202 комментария Яна 17 02 2016 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался 25. И ответ был на него исчерпывающим.

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. Организация документооборота в создаваемой компании Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей. Описание работы с решением Перед началом работы.

Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль. Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

Работа с входящей корреспонденцией. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата. При сохранении новой записи ей присваивается рег. Если в течение 5-ти дней для срочных — 2 дня входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату если адресат — работник , ассистенту отдела если адресат — подразделение , всем ассистентам отдела если адресат бизнес-юнит или неизвестен.

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Ярлык на рабочем столе Программа попросит работника идентифицироваться он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией.

Выбирает режим работы. При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв. Документ будет связан с данной записью справочника. Работа с исходящей корреспонденцией.

Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег. При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку. Параметры маршрута "Согласование исходящей корреспонденции" Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении.

Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке. При передачи исходящей корреспонденции отв. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя. Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей.

Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей. При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат и его замещающий и все сотрудники его подразделения для вх. Заключение Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на Итак, мы видим, что в современную организацию корреспонденция может. Регистрация входящих документов – подтверждение факта его в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет У меня такой вопрос: регистрация входящей корреспонденции, поступившей в​.

В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции. При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры списка дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем или сотрудником, назначенным начальником соответствующего структурного подразделения. Использование в средствах массовой информации, публичных выступлениях и т. Прием документов. Вся поступающая в Организацию корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии. При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается за исключением корреспонденции с отметкой на конверте "Лично".

Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей. Описание работы с решением Перед началом работы. Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль. Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера. Работа с входящей корреспонденцией.

Работа с входящими документами

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно. Этап 1: получение корреспонденции. В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении приносят почтальоны и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут. И либо перепоручают это другому сотруднику например, нанимают курьера на полставки , либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации. Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время — на следующий рабочий день.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. При определении перечня видов документов, необходимо отталкиваться от желаемого результата, насколько детализировано вы хотите видеть аналитику по видам документов, какие отчеты формировать, каким образом искать документ, сортировать и отбирать нужные документы.

.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

.

Регистрация входящих документов

.

Обработка входящей корреспонденции

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"
Похожие публикации